Версия для слабовидящих Обычная версия

Ваш регион - г. Москва?

Работа России

Какую трудовую книжку выбрать: электронную или бумажную?

Наталья Алексеевна Белянцева

Трудовая книжка россиян перешла на электронный формат. Соответствующий закон действует в нашей стране с 1 января 2020 года. Теперь согласно статье 66.1, внесенной в Трудовой кодекс РФ, работодатель обязан формировать в электронном виде всю информацию о трудовой деятельности и стаже работника и представлять ее для хранения в информационные ресурсы Пенсионного фонда России. Для граждан цифровой вариант обеспечит удобный доступ к персональной информации об их трудовом стаже, а работодателям сократит издержки кадрового учета. О переходе к электронному формату главного документа о трудовой деятельности россиян рассказала Наталья Белянцева, начальник департамента персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц ПФР.

Какие преимущества электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?

Переход в цифровой формат трудовой книжки – процесс закономерный: все государственные сервисы постепенно становятся электронными.

Надо отметить, преимущества налицо: теперь специалисты по кадрам могут производить все операции о трудовой деятельности работника в режиме онлайн, никакой бумажной волокиты. Это экономия издержек предприятий по учету и хранению трудовых книжек. Работникам тоже стало удобнее, теперь они могут направлять сведения о трудовой деятельности на адрес электронной почты по месту требования, например, при трудоустройстве.

Цифровая форма документооборота позволяет свести ошибки и неточности, связанные с человеческим фактором, к минимуму. В то же время мы приобретаем ряд положительных моментов: дистанционное трудоустройство, контроль со стороны работника за оформлением трудовых отношений с работодателем.

В целом открываются новые возможности для оперативной работы государственных организаций по аналитической обработке информации о трудовой деятельности граждан и получения государственных услуг.

Если есть электронная трудовая книжка, какой смысл сохранять бумажную?

Хорошо знакомый и привычный нам вариант бумажной трудовой книжки не теряет своей значимости, и ее обязательно надо хранить, даже если вы выберите электронный аналог. Закон о цифровизации вступил в силу 1 января текущего года, поэтому все данные о трудовой деятельности до этого момента сохраняет как раз бумажный носитель.

В течение какого периода работодатель обязан предоставлять сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд?

 С 1 января 2020 году всем работодателям необходимо направлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд России для формирования электронных трудовых книжек. Периодичность сдачи данных – до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Информация может включать следующие кадровые события: прием сотрудника на работу, перевод на другую должность или увольнение с текущего места, о выборе сотрудником формы трудовой книжки, а также в случае, если компания-работодатель меняет свое название.

Если указанные сведения представляются впервые, страхователь также направляет сведения о трудовой деятельности человека по состоянию на 1 января 2020 года на действующем месте работы. Если никаких кадровых изменений нет, эти сведения представляются до 15 февраля 2021 года.

Начиная со следующего года информация о приеме на работу или увольнении начнет передаваться более оперативно – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа. В остальных случаях сохраняется ежемесячное представление сведений.

В каком порядке страхователями представляются сведения о трудовой деятельности в ПФР?

Сведения передаются согласно существующим нормам взаимодействия работодателей и территориальных органов ПФР. Информацию можно представить через клиентскую службу Пенсионного фонда, личный кабинет страхователя, специализированного оператора связи. Надо отметить, что компаниям, в которых численность работников превышает 25 человек, необходимо сдавать отчетность только в электронном виде.

Все компании и предприниматели, имеющие наемных работников, обязаны предоставлять сведения в ПФР о сотрудниках для оформления электронных трудовых книжек. Освобождаются от передачи отчетности о трудовой деятельности граждане, оформленные как самозанятые.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Не стоит забывать, что у Пенсионного фонда России большой опыт ведения учета персональных данных граждан. Система персучета ПФР существует с 1997 года и в настоящий момент имеет аттестацию высокого уровня защиты информации.

Безусловно, для обеспечения безопасности данных в ПФР существует специализированная IT-служба, персональная информация дублируется в других системах, поэтому потеря, уничтожение или взлом серверов не представляется возможным. Гораздо чаще мы сталкиваемся с ситуациями, когда граждане сами теряют свои бумажные документы.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Есть несколько вариантов, как получить сведения из электронной трудовой книжки. Самый просто и быстрый – через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг. Данные также можно запросить через клиентскую службу фонда или через МФЦ. В них представляются сведения не только в «цифре», но и на бумаге.

Кроме того, если на работника ведется только электронный вариант трудовой книжки, работодатель по требованию сотрудника обязан предоставлять информацию за период его работы в компании двумя способами: либо на бумаге, либо в электронном виде. Цифровой вариант может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя.