Версия для слабовидящих Обычная версия

Ваш регион - г. Москва?

Работа России

Что такое ЭДО?

Многие компании уже перешли на электронный документооборот. Это облегчает и ускоряет платежи, обмен документами с госструктурами, контрагентами и бизнес-процессы в целом. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ обмена документами в цифровом формате по телекоммуникационным каналам связи оператора. Компанию оператора организация выбирает самостоятельно. Документ в электронном виде благодаря квалифицированной электронной подписи (КЭП) имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, то есть ничем не уступает традиционному, всем привычному вариант.

Рассмотрим, как работает ЭДО. Возьмем за условие, что обе организации используют систему электронного документооборота. Сотрудник одной из компаний формирует документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью, затем через систему ЭДО направляет получателю.

После того как коллега компании-адресата ознакомился с документом и поставил свою электронную подпись, в первую организацию приходит уведомление. Это означает, что договор заключен и можно приступать к осуществлению договоренностей, описанных в документе: производить оплату, отгружать товар и так далее. Также документ может быть и отклонен, если необходимы дополнения.

Кому удобно ЭДО?

Несомненно, крупным компаниям, которые тратят сотни тысяч рублей на бумагу, принтеры, офисную технику и другие расходные материалы, электронный документооборот поможет сэкономить деньги. Кроме того, ЭДО сокращает риск утери документов, облегчает работу с налоговой инспекцией, так как в программе масса «напоминалок», благодаря которым бухгалтер не пропустит крайний срок сдачи отчетности. Переход на электронный документооборот оправдан, если у организации несколько филиалов, большое количество партнеров и контрагентов из разных городов.

Индивидуальным предпринимателям и среднему бизнесу ЭДО также подходит, потому что в разы ускоряется обмен документами, а соответственно, и скорость платежей.

Чтобы оценить стоимость внедрения электронного документооборота, можно воспользоваться калькулятором на сайте ФНС России.

Если руководство организации все-таки решило перейти на электронный документооборот, то для начала необходимо приобрести электронную подпись для каждого сотрудника компании, который будет подписывать документы от имени организации. КЭП выдает специальный удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию Министерства связи Российской Федерации. Также следует сообщить контрагентам о внедрении в вашей компании электронного документооборота.

После чего следует настроить канал передачи цифровых документов. Это можно сделать самостоятельно, но уйдет много времени и ресурсов. Поэтому, как правило, индивидуальные предприниматели и компании выбирают оператора, который осуществляет ЭДО и имеет необходимый для осуществления деятельности программный комплекс. Сотрудничество с компанией-оператором выгодно и удобно для бизнеса: оператор сам уведомляет налоговую службу о новом участнике в системе ЭДО, каналы связи гарантируют конфиденциальность, так как защищены особым шифрованием, оператор проверяет подлинность электронных подписей и следит за соблюдением требований законодательства.

Список одобренных операторов ЭДО есть в открытом доступе на сайте ФНС России.

После того как организация заключила договор с оператором, можно загружать готовые электронные документы в личный кабинет, подписывать их КЭП и отправлять доступному контрагенту из списка получателей.

Процесс внедрения электронного документооборота не очень сложный, но позволяет оптимизировать бизнес-процессы, снизить человеческий фактор и заметно сэкономить на офисных издержках.