Информация об электронном кадровом документообороте

• Если вы выбрали опцию «Создать документ»:

  Выберите группу и вид документа. Система загрузит шаблон, в котором нужно заполнить пустые поля.

  Вы можете сохранить заполняемый документ как шаблон, чтобы использовать его в будущем при создании однотипных документов.

  При нажатии на кнопку «Сохранить документ», документ сохранится как проект и будет готов к дальнейшим действиям.

• Если вы выбрали опцию «Загрузить документ»:

  Заполните все обязательные поля, загрузите документ в формате PDF/A и нажмите на кнопку «Загрузить».

  После успешной загрузки, документ сохранится как проект и будет готов к дальнейшим действиям.

  Созданный документ отобразится в статусе «Проект/Не подписан» на странице «Исходящие документы».

Визирование и отправка документа

При создании документа любым из вышеперечисленных способов вы можете составить маршрут согласования, если перед отправкой конечному адресату документу требуется согласование определённым кругом лиц. Для этого:

1. Нажмите кнопку «Добавить согласующих» на форме создания документа. Появится выпадающий список, где вы можете найти и выбрать согласующего.

2. Для добавления дополнительного согласующего повторно нажмите на кнопку «Добавить согласующих».

   Для удаления лишних согласующих, нажмите на крестик справа от выпадающего списка. Система будет отправлять документ согласующим последовательно, поэтому отдельно обратите внимание на то, в каком порядке будет происходить согласование.

   Порядок согласования можно изменить с помощью стрелочек слева от выпадающего списка с согласующими.

3. После настройки маршрута согласования подтвердите создание документа. Созданный документ отобразится в статусе «Проект/Не подписан» на странице «Исходящие документы».

Для отправки документа требуется его подписать. Для этого:

1. Нажмите на кнопку «Подписать».
2. В открывшемся модальном окне выберите способ подписи и нажмите кнопку «Подписать». Успешно подписанный документ примет статус «Проект/Подписан».

Для отправки документа:

1. Нажмите на кнопку «Направить». Вы перейдёте на страницу отправки документа.
2. Выберите адресата, напишите сопроводительное письмо и нажмите кнопку «Направить».

Если при создании документа вы добавляли согласующих, документ уйдет по поставленному порядку согласования. Вы можете в любой момент посмотреть, на каком этапе согласования находится документ. Для этого:

1. Перейдите на страницу исходящих документов и откройте интересующий вас кадровый документ.
2. На странице документа в блоке «История документа» вы увидите, кто согласовал и на каком этапе находится кадровый документ.

Если при создании документа вы не ставили согласующих, то он уйдет конечному адресату.

Чтобы прервать согласование необходимо нажать на кнопку «Отменить согласование». Нажмите на кнопку «Согласование не требуется», если согласование больше не требуется.

При получении документа на согласование его можно согласовать или отклонить с помощью соответствующих кнопок, а также сопроводить решение комментарием.

Подписание входящих документов

Для того чтобы подписать входящий документ:

1. Выберите пункт меню «Все сервисы» – «Электронный кадровый документооборот» – «Входящие документы».
2. На странице входящих документов нажмите на название нужного документа для ознакомления с ним.
3. Ознакомившись с документом, нажмите на кнопку «Подписать».
4. В открывшемся модальном окне выберите способ подписи и нажмите кнопку «Подписать». При успешном подписании, документ примет статус «Подписан».

Для направления согласия к осуществлению ЭКДО необходимо:

1. Выбрать пункт меню «Электронный кадровый документооборот».
2. Перейти в раздел «Исходящие документы».
3. Найти ранее подписанный документ.
4. Нажать на кнопку «Отправить».
5. В открывшемся окне установить чек-бокс «Адресат не найден».
6. Заполнить поля «СНИЛС получателя» и «Адрес электронной почты получателя».
7. Нажать на кнопку «Отправить».

Вы можете: открыть группу и посмотреть участников, переименовать ранее созданную группу, изменить участников и удалить группу.

Для добавления участников в группу:

1. Нажмите на троеточие в колонке «Действие» и выберите пункт «Присоединить пользователя».
2. В появившемся модальном окне выберите из выпадающего списка нужных пользователей и нажмите на кнопку «Добавить».

Успешно добавленные пользователи будут отображаться в таблице на странице группы.

Настройка прав доступа группы к документам

1. На странице «Сотрудники компании», на вкладке «Группа доступа ЭКДО» перейдите в ранее созданную группу.
2. На странице группы перейдите на вкладку «Права доступа к документам».
3. Установите чекбоксы в соответствии с тем, какие действия для каких видов документов вы хотите разрешить данной группе.
4. После завершения нажмите на кнопку «Сохранить».

Для поиска документов в модуле предусмотрены следующие фильтры:

• Поиск по номеру или наименованию документа – поиск по наименованию или номеру документа.
• Дата создания документа – поиск по дате создания или диапазону дат.
• Работник – поиск по Работникам, с возможностью выбрать более чем 1 значение из списка.
• Поиск по СНИЛС – поиск по страховому номеру индивидуального лицевого счета Работника.

Для того, чтобы скачать документ из модуля, необходимо на странице «Архив подписанных кадровых документов» нажать действие «Скачать» напротив наименования документа.

Для проверки электронного кадрового документа на соответствие требованиям приказа Минтруда РФ от 20.11.2022 № 578н в подсистеме ЭКДО существует сервис проверки электронных кадровых документов.

Для перехода к сервису выберите меню «Все сервисы», далее – «Электронный кадровый документооборот» – «Сервис проверки электронных кадровых документов».

Для проверки документа на странице «Сервис проверки электронных кадровых документов» выберите действие «Загрузить и проверить», выберите нужный документ в формате zip, подходящий под условия проверки, описанные на странице. Под размещенным на странице файлом отобразится информация о результате проверки.

Для получения доступа к веб-сервису проверки, необходимо сгенерировать API-токен, для этого:

1. На странице «Сервис проверки электронных кадровых документов» выберите действие «Сгенерируйте API-токен».
2. На странице «Как получить перечень шаблонов отчётных форм» укажите регион и центр занятости населения (ЦЗН) (можно выбрать любой регион и центр занятости населения).
3. Нажмите «Получить API-токен».
4. Для того, чтобы скопировать токен, нажмите действие «Скопировать».